Software de Gestión
Las empresas necesitan un buen software para alcanzar el éxito empresarial

Toda empresa, ya sea grande o pequeña, necesita una correcta gestión de negocio para alcanzar sus objetivos.

Cuando hablamos de gestión nos referimos a contabilidad, facturación, ventas, almacenamiento, planificación de producto, inventarios e interacción con proveedores.

Hoy en día, la mayoría de las empresas son conscientes de la necesidad de un software de gestión. Y es que, un buen gestor informático debe ser capaz de crear una base de datos completa y actualizada que permita tomar decisiones acertadas. Un software de gestión (o ERP) no garantiza el éxito empresarial, pero sí es una herramienta clave si la empresa sabe cómo detectar sus necesidades de gestión, limitaciones y es capaz de extraer conclusiones de los datos que el ERP le proporciona.

¿Cómo sé si necesito un nuevo software de gestión empresarial?

Si ya tienes un ERP, pero no estás seguro de su efectividad, debes analizar la situación interna de la empresa. Después del análisis serás capaz de decidir si necesitas un software nuevo y para qué. Existen 6 preguntas que pueden ayudarte a averiguar qué necesitas:

  1. ¿Es buena la comunicación entre departamentos? ¿se pierde información? Para que una empresa funcione bien, tiene que haber una coordinación y comunicación entre los departamentos que la forman. Que una empresa tenga una buena comunicación interdepartamental para la organización y actualización de los datos, supone tener un buen flujo de datos propios y fiables que ayudarán a la toma de decisiones.

  2. ¿Está actualizada la base de datos? Si no dispones de una base de datos donde los datos estén actualizados, es como si no tuvieras nada. Una base de datos debe ser ágil y facilmente actualizable, sin necesidad de pasarse horas delante de la pantalla modificando cada uno de los datos que nos interesen, es decir, la actualización debe ser casi automática.

  3. ¿Está actualizado el software o aplicaciones que ya tienes? No sólo hay que actualizar la base de datos, también lo debe estar el software que utilices. No se trata de estar a la última en tecnología software para grandes empresas, se trata de actualizar las herramientas para que cumplan con el objetivo de la manera más fácil posible.

  4. ¿Tienes demasiados programas de gestión? Tener varios programas específicos para determinadas funciones del proceso de gestión, no es buena idea. ¿Te imaginas el caos que puede suponer para el personal? Recuerda que si el equipo tiene problemas con estos programas, pierde tiempo y, por lo tanto se reduce la productividad de la empresa. Siempre se debe pensar en las personas que tendrán acceso al sistema, hay que procurar facilitarles el trabajo para que rindan más y mejor. Ante el problema de la masificación de programas, lo mejor es centralizar todos esos programas en uno. Así será un programa más funcional y que mejorará la economía de la empresa.

  5. ¿Han cambiado los objetivos empresariales? Saber cuáles son los objetivos del negocio es la base para encontrar el ERP que necesitas. Si tu empresa se ha abierto a un nuevo nicho de mercado, o si tu empresa ha cambiado ligeramente en algo, debes saber en todo momento qué necesitas ¿Necesitas organizar a tus clientes?¿Necesitas hacer pedidos de algún tipo?¿mejorar un proceso en concreto? Si detectas alguna necesidad y te das cuenta que el software que tiene tu empresa no la cubre, o es un poco complicada de manejar para satisfacer esa necesidad, quiere decir que ese sistema de gestión está anticuado o incluso obsoleto.

  6. ¿Eres capaz de dar soluciones con gran rapidez a los clientes y a los proveedores? Cuando alguien te hace una pregunta, y necesitas acudir a la base de datos para dar la respuesta, ¿cuánto tardas en darle la cifra? Muchas empresas ante esta situación dejan a la espera a la persona que les ha preguntado y tienen que comprobar muchas veces el dato antes de dar la respuesta definitiva. Como ya se dijo antes, la base de datos debe ayudar a la empresa, no sirve de nada si existen confusiones que compliquen una posible negociación.

Si has contestado “Sí” a todas estas preguntas ¡Enhorabuena! Tu software está perfectamente cualificado para seguir adelante con tu negocio. Si por el contrario, has respondido “No” a la mayoría de las preguntas, deberías replantearte cambiar de software o, por lo menos actualizarlo.

Pero, ¿Qué software de gestión necesito?

Existen muchos software de gestión, para Pymes y para grandes empresas, y todos son muy parecidos. Pero lo realmente importante que una empresa debe entender para la elección del software de gestión, son los conceptos de software comercial (o código privativo) y software a medida (o código abierto).

El software comercial es aquel que han desarrollado compañías y que registran este software con unas licencias para su uso comercial que, en la mayoría de los casos deben ser renovadas. Estas empresas basan su software en el código privativo, es decir, que nadie, ningún desarrollador de software, puede ver su código y ver cómo está construído ese sistema. Por lo general, todos conocemos y utilizamos los softwares comerciales en casa. Requieren, al igual que cualquier programa, una serie de actualizaciones y, para actualizar el sistema necesitas que acuda un desarrollador de la compañía y, por supuesto, tendrás que pagar por esas actualizaciones.

Por otro lado, está el software a medida, la alternativa al software comercial. Para este tipo de desarrollo una empresa de software desarrolla un servicio específico para las necesidades de la empresa, no es un producto cerrado y genérico como el comercial. Además no se paga por la licencia, aunque esto no quiere decir que sea más barata que la anterior, realmente inviertes más en desarrollo del servicio para satisfacer la necesidad empresarial que en licencia, permisos y actualizaciones. Al estar creado en código abierto, cualquier programador puede acceder y ver cómo está codificado, de esta manera un programador puede modificar el programa sin necesidad de llamar a la empresa desarrolladora. Además el software a medida no requiere que los usuarios aprendan desde cero, porque al estar diseñado para los usuarios finales, éstos ya comprenden desde su creación el funcionamiento del software. Un ejemplo de empresa de software a medida es Initios, donde hemos trabajado con pymes y grandes empresas para dar soluciones de software a medida sin cobrar licencias a mayores y colaborando activamente con la empresa siguiendo la filosofía agile.

La elección final de escoger un software u otro depende del tipo de empresa, del sector, del poder de inversión en TIC, de las expectativas de futuro, de los objetivos empresariales y del equipo. Esta elección no responde a una matriz o a unos estándares fijos, sólo a la necesidad y situación de la empresa.